Mi kell ahhoz, hogy az irányítási rendszerek úgy hasznosuljanak, hogy működtetője megkapja mindazt a szakmai, szervezési segítséget, amit ezek a szabványok, követelményrendszerek hordoznak, képviselnek.
Már írtam arról, hogy ezeknek a rendszereknek a bevezetése, működtetése három szereplős: a rendszert igénylő vállalkozás, a kidolgozást végző tanácsadó, és a tanúsítást végző tanúsító.
A mai napra a szerepek összemosódtak, ami miatt egyre rosszabb hatékonyságú rendszerek épültek ki. Mindez olyan tapasztalatok halmozódását eredményezte, hogy bevezetésük nem adja az elvárható segítséget, viszont növeli a bürokráciát.
Mi hát a teendő?
Mit vásároljon a vállalkozás mint a háromszereplős rendszer főszereplője és finanszírozója a vevő?
A vevőben az irányítási rendszer megvásárlását egy működést segítő technológia igénye veti fel. Egy problémát kíván megoldani, meg akar felelni, mert meg kell felelnie egy piaci, törvényi, dolgozói elvárásnak, követelménynek, kötelezettségnek.
Az esetek egy részében ennek az eszköze egy speciális irányítási rendszer. Igazából tehát, nem az irányítási rendszert vásárolja meg, hanem a problémája megoldásának egy eszközét.
Ezért alapvető érdeke, hogy mind az az érték, ami a megvásárolt rendszerben van hasznosuljon.
Hogy működjön közre a feladat megoldásában, a rendszer kidolgozását, betanítását végző tanácsadó?
A rendszerszabvány és az érintett tevékenységi terület alapos ismerete birtokában a vállalkozással együttműködve kidolgozza a rendszert és rendszerismereti képzéssel betanítja a működtetésben közreműködő alkalmazottakat. Közreműködik a bevezetésben és egy belső audit elvégzésével ellenőrzi a működőképességet.
A tanúsító, mint harmadik szereplő a vállalkozástól és a rendszer kidolgozásától független szervezetként a számára előírt tanúsítási protokoll alapján elvégzi a tanúsítást: összeveti a kialakított rendszert a szabvány követelményeivel és ellenőrzi a működtetést irányítók és a működtetést végzők felkészültségét. Szükség szerint korrekciókat rendel el, megfelelőség esetén tanúsítványt ad ki az adott tevékenység területére.
Mi hát a probléma?
Miért nem hasznosulnak az irányítási rendszerekbe csomagolt értékek?
Miért esik ezeknek a rendszerszabványoknak respektje?
És miért van, hogy egyre több vállalkozás eláll a még megújítástól is, mert csak a bürokratikus terhet és az évenkénti kiadásokat érzékeli, viseli.
A válasz egyszerű!!
A háromszereplős rendszer tevékenységei összemosódnak.
Ha majd a szereplők mindegyike a saját feladatát fogja végezni;
- ha majd a rendszer kidolgozója független tanácsadóként és nem a tanúsító megbízottjaként dolgozik
- ha majd a tanúsító valóban független szervezetként, a szükséges akkreditációk és protokoll birtokában dolgozik,
- ha majd a teljes finanszírozást végző vállalkozás csak ilyen feltételek mellett végezteti el a rendszer bevezetését, és tényleges rendszerismereti képzéssel biztosítja a működtetők felkészültségét, elkötelezettségét.
Akkor és csak akkor a megvásárolt rendszer-technológia minden olyan előnye érvényesül, amit bele építettek, a működtetést végzők elkötelezettsége révén a szervezeti kultúra része lesz, így a költség befektetéssé válik!
A megoldás kulcsa a vevő, a vállalkozás kezében van.
Itt is igazolódik, hogy ami olcsó az valójában drága. Az erre fordított nem kevés munka és költség befektetés is lehet, különben csak ablakon kidobott pénz.
A vállalkozásodnál működő rendszerek hogy hasznosulnak?
Mit célszerű tenni a hasznosulás növeléséért?
- A soronlevő felügyeleti vagy megújító auditok előtt teljes körűen átvizsgálni a renszert
- Rendszerismereti képzéssel betanítani a működtetőket ezeknek a szabvány-technológiáknak a működtetésére.
Ha pedig most vezeted be, követni ajánlott a fent leírt elveket.
