Az ISO 9001:2015 minőségirányítási rendszerszabvány az Annex SL szerint 10 fejezetre tagolt, míg az ISO 50001:2012 (MSZ EN ISO 50001:2013) 8 fejezetre osztott energiairányítási rendszerszabvány.

Hogyan lehet integrált rendszert kialakítani? Egyszerűen, bebizonyítjuk!

Az irányítási rendszerek bevezetése

A rendszerépítés során az első kérdés a cél, a második a célba jutás módja

A rendszerépítés harmadik kérdése, hogy kikkel akarunk a célhoz jutni? Mi kell ahhoz, hogy a szervezeti kultúra támogassa a céljainkat? A felkészítés oldaláról ennél a pontnál elsősorban a felmérések alapján a változások támogatása a cél. Fontos feladat, ami szintén előforrásigényes, így legtöbbször elnagyolásra kerül. Ez a „rossz rendszerek” második számú oka. Tipikusan olyan sok időbe – s így költségbe – kerül, hogy a felkészítési szerződések nem is térnek ki rá.

Ahhoz, hogy bárki tudatosan vállaljon felelősséget, megfelelő képességgel, készséggel és elköteleződéssel kell, hogy rendelkezzen. Kell tehát bevonás, motiválás és képzés ahhoz, hogy a munkatárs ne csupán a munkájáért, hanem a célokkal egyetértve tevékenysége folyamatos javításáért is felelősséget vállaljon.

A rendszerépítés negyedik kérdése, hogy milyen kiegészítő tevékenységekre van szükségünk célunk eléréséhez és fenntartásához? Mi a legfontosabb segítség az egyenszilárdságú felügyelet kialakításához, és kezünkben van-e a jövő? Amennyiben a vezetői célok és mért értékek alapján a szervezet és érdekelt felei együttműködnek, a rendszer dokumentálása már elfogadott feladattá válik. A szervezeten belüli szabályok és folyamatok mellett az irányítást természetesen nem lehet lokálisan értelmezni, így a szabvány a (be)szállítókra, alvállalkozókra is kiterjedő követelményeket fogalmaz meg.  A belső és külső kommunikáció szabályozásával elérhető egy „közös nyelv” kialakítása és alkalmazása. Az ISO 50001 esetében a beszerzések energiafelhasználás szempontjából történő értékelési rendszerének kialakítása és alkalmazása segíti az energiahatékonyság hosszabb távú növelését, valamint a gazdaságosság fokozását.

Az ISO 9001 alkalmazójánál a termékek/szolgáltatások kibocsátásával összefüggő szabályozás és minőségbiztosítás alkalmazása segíti a minőségi paraméterek következetes fenntartását.

Az ötödik kérdés, hogyan lehet a cél elérése folyamatosan kézben tartva? Rendszert alkottunk-e?

Nem elég az irányt meghatározni; kell, hogy legyen egy iránytű is, ami a célhoz vezető úton tartja a rendszert. Ellenőrzés, figyelemmel kísérés, mérés és elemzés, átvizsgálás és belső audit. Mindez együttesen alkotja azt az eszközt, amely a helyes irányt megmutatja, jelzi, ha a rendszer letér a célhoz vezető útról. Egyúttal lehetőséget kínál a változó környezet által nyújtott új technikák, technológiák bevonására a cél elérése vagy fejlesztése/módosítása érdekében.

Ennél a pontnál a felkészítési folyamat eredményeként a rendszer működőképes, és igazoltan (dokumentáltan) működik is. A tanúsítási eljárás a kezdetét veheti!

Az irányítási rendszer eredményét az elmélet és gyakorlat kínálkozó ismereteinek felhasználásával a következőképpen foglaljuk össze.

Nem az a kérdés, hogy a szervezet vezetője és munkatársai hogyan értékelik a termelési folyamatokat, az értékesítést, az erőforrás gazdálkodását, hanem az, hogy a fogyasztó milyen mértékben hajlandó mindezt elismerni, vagyis megvásárolni a terméket vagy szolgáltatást!

A fogyasztó vásárlásával jelzi, hogy az ő kritériumai szerint milyen mértékben sikerült igényeit kielégíteni. A cél tehát a fogyasztók jogszabályban megfogalmazott, kimondott (szerződésben rögzített) és ki nem mondott (elvárt, vagy ismeret hiányában meg nem fogalmazott) igényeinek megismerése és kielégítése!

A kérdés tehát az, hogy mindaz a tevékenység, amely a szervezeten belül vagy a szervezet képviseletében folyik, milyen mértékben járul hozzá a szervezet alapvető céljának teljesüléséhez. Ez azt jelenti, hogy a szervezet valamennyi tevékenysége értékláncot alkot, vagyis a működés olyan tevékenységek sorozatából áll, amelyek az erőforrásokból különböző átalakításokkal olyan nagyobb értéket állítanak elő, amelyet a fogyasztó értékként ismer el.

A felkészítési munka helyszíni egyéni és csoportos konzultációkon és háttérmunka végzésén keresztül valósul meg. A részcélok előre meghatározott, mérhető eredménnyel zárulnak. Az előrehaladás naplózása például teljesítésigazolásokon vagy „konzultációs jelentéseken” történhet.

A teljesítéshez tanácsadó szervezet kompetens szakértő(ke)t nevez ki, aki (akik vezetője) a tevékenység irányításáért és a rendszer javasolt formai és tartalmi megfeleléséért felelős. A rendszer üzemeltetésével kapcsolatos elméleti/gyakorlati tudást a felkészítés során megfelelő képzéssel szintén a felkészítő biztosítja.

A megbízó kinevezett projektvezetőjének feladata a rendszer létrehozásával, üzembe helyezésével, működtetésével és tanúsíttatásával kapcsolatos megbízói feladatok irányítása, ezen belül:

• szükség szerint, ütemezetten rendelkezésre álljanak a megbeszélt munkatársak,
• megfelelő körülmények között folyhassanak a konzultációk,
• szükség szerint a Megbízó munkatársai a megbeszélt határidőkre készítsék el az elvállalt munkákat.

Megbízó részéről ezen túlmenően egy-egy részfeladathoz a szervezet mérete, (területi és/vagy tevékenységi) tagoltsága szerint kell megfelelő felhatalmazással és ismeretekkel bíró szakember(ek) bevonásával számolni.