„4.1. A szervezetnek és környezetének megértése

A szervezetnek meg kell határoznia azokat a külső és belső tényezőket, amelyek lényegesek a céljai és stratégiai irányai szempontjából, és amelyek hatnak arra a képességére, hogy elérje a minőségirányítási rendszerétől várt eredmény(eke)t. „

Sokféle megoldás létezik a szervezet és környezetének felmérésére. Az egyik legegyszerűbb, mégis hatékonyságában teljesen megfelelő a SWOT elemzés. Nem mindegy azonban, hogyan végezzük! Az alapvető gyakorlati elemek alább olvashatók.

SWOT ELEMZÉS

Az erőtér-analízis, azaz SWOT elemzés, mint technika az önértékelésben használatos, csoportos munkamódszer.

Az önértékelés konkrét célja, hogy a vezetés hiteles, megbízható információkat kapjon a szervezet tevékenységéről, az alkalmazott módszerek, szervezési megoldások megfelelőségéről, illetve annak eredményeiről. Csak „hiteles” adatok alapján lehet hiteles következtetéseket levonni! A bemenő adatok hiánya nem szégyen, hanem lehetőség a fejlődésre. Ugyan így azok „szigorúsága” is a fejlődést szolgálja. Alkalmazása során a külső környezet és a belső erőforrások közötti összefüggéseket vizsgáljuk.

A SWOT elemzés olyan szisztematikus eljárás, amely során egy szervezet meghatározza a belső erősségeit (Strenghts), gyengeségeit (Weakness), a külső lehetőségeit (Opportunities) és a szervezetet fenyegető veszélyeket (Threats).

A felkért munkatársaktól azt kérjük, hogy az előre megfogalmazott, orientáló kérdezéseket tartalmazó SWOT értékelőlapot saját belátásuk szerint, szabad szavasan töltsék ki.

Az ERŐSSÉGEK és GYENGESÉGEK a szervezeten belüli tényezők, erőforrások, kapacitások, képességek, amelyek tekintetében a szervezet előnyre tett szert versenytársaival szemben, illetve ahol lemaradt tőlük.

Az erősségek lehetnek pl. a vevői igényeket kielégítő szolgáltatás, a fejlődést segítő szervezeti munkakultúra, a technológia (módszerek) fejlettsége… stb.

A gyengeségek lehetnek pl. sok hiba, dolgozók elégedetlensége, elavul géppark…stb.

A LEHETŐSÉGEK és VESZÉLYEK a szervezeten kívüli tényezők.

A lehetőségek közé tartoznak azok a tényezők, amelyek kedvező feltételeket teremtenek a továbbfejlődés számára, amelyeket érdemes kiaknáznia. Ilyen témakörök a termék iránti igény növekedése, bővülő nemzetközi kapcsolatok, jobb munkaszervezettség…stb.

A veszélyek korlátozhatják a szervezet működését, tehát időben fel kell ismerni őket, reálisan értékelni kell a hatásukat, majd törekedni kell az elhárításukra. Ilyen tényezők lehetnek a piac telítődése, versenytársak térhódítása, az igények változása… stb.

A SWOT analízis orientáló kérdéssorral