Készítenek-e feljegyzést a beszállítók kiválasztásának folyamatáról?
Ha igen, akkor teljesen, vagy részlegesen, bizonyos terméktípusok beszállítóira?
Az egymással versenyző beszállítókat ugyanazon kritériumok alapján és módszerrel értékelik-e?
Objektivitás teljesül-e?
A kiválasztás, majd értékelés milyen szakaszokból áll: kérdőív, azok adatainak feldolgozása, értékelése, látogatás, minta kérése, vizsgálata, rendszeres audit…?
Milyen kiválasztási kritériumokat vesznek figyelembe: ár, minőség, csomagolás, rendelési átfutási idő, szállítási határidők betartása, rugalmasság, környezetvédelem, fizetési határidő, a beszállító gazdasági teljesítménye, földrajzi közelsége, kapcsolattartás, referenciái…?
Milyen minőségi kategóriába sorolják a beszállítókat, milyen számítások alapján?
Hogyan értékelik a beszállítói kockázatokat?
Van-e termék orientált lista a minősített beszállítókról?
Ha igen, termékspecifikusan tartalmazza a beszállítókat, azok kódját, minőségi besorolását, távolságát, a kapcsolattartót mindkét részről, az árat, paritást, tárolási helyet, raktárost, minőségellenőrt…?
Az idegenáru átvételekor rendelkezésre állnak a szükséges információk:
- termékkövetelményekről
- minőségi jellemzőkről
- jelölésről
- csomagolási előírásokról?
Igen, dokumentálva van az áruátvétel folyamata. A megrendeléstől függően az áruk minőségileg és/vagy mennyiségileg kerülnek átvételre. Egy „ellenőrző lista” (és/vagy megrendelés, szállítólevél, számla, átvételi jegyzék a beérkezett árukról) tartalmazza, hol, hogyan és pontosan milyen terméket kell átvenni? A beszállító, vevő vagy fuvarozó telephelyén kell átvenni, mely helyen, a termék pontos megjelölése, kódja, belső azonosítása, mennyisége, egységrakomány jellege, mennyisége, csomagolás jellemzői, minőségi jellemzők elfogadási szintjei (méret, szín, sérültség mértéke, szakadás, törés, keveredés…)?
Ha csak részlegesen van dokumentálva: pl. a beérkező áruk, anyagok jellegéből következően csak mennyiségi ellenőrzés szükséges (illetve esetleg a csomagolás vagy termék sértetlenségének ellenőrzése)?
Hogyan értékelik az idegenáru átvételével kapcsolatos kockázatokat?
Megfelelő módon szabályozott-e a beszerzés folyamata:
- követelmények megfogalmazása
- kockázatok elemzése
- megrendelés
- eljárás változtatások esetén?
Nem – kritikus pont…
Igen – közbeszerzés – leírása?
Igen – x szabvány – leírása?
Igen – a vállalatspecifikus folyamat leírása, esetleg a témakörhöz tartozó válaszok összefoglalásával?
Vannak-e eljárások és felelősségek meghatározva a beérkező anyagok, szolgáltatások ellenőrzés tervezésére és végrehajtására?
A szervezet nagyságától és jellegétől függően…
A teljes beszerzés felelőssége és a folyamat az ügyvezető igazgatóhoz tartozik?
Vagy nagyobb szervezet esetén a felelősségek megjelölésével, pl
- Termékminta minősége – műszaki igazgató.
- Termék minősége – minőségügyi vezető.
- Minőségbiztosítási rendszer működése – minőségügyi vezető.
- Ár – logisztikai vezető.
- Szállítás – logisztikai vezető.
- Partnerkapcsolat – logisztikai vezető / termelési osztályvezető.
Hogyan értékelik a szállítói felügyelettel kapcsolatos kockázatokat?
Tartalmaznak-e az ellenőrzési előírások a beérkezés vizsgálat számára minden szükséges adatot, úgy mint:
- vizsgálati paraméterek
- vizsgálat lefolytatása
- átvételi-visszautasítási kritériumok
- szükséges vizsgálóeszközök
- bizonylatolás
- gyakoriság, mintanagyság?
A beérkezés vizsgálat előírja, hogy az áruk minőségileg és/vagy mennyiségileg kerüljenek átvételre?
Előírja az ellenőrzés módját és mértékét a megrendelésben szereplő minőségbiztosítási megállapítástól és a szállító korábbi teljesítésétől függően?
Előírja, hogy az átvétel a terméket értékesítő cég, a fuvarozó telephelyén valósul-e meg, vagy a fogadó raktár kijelölt dolgozója végzi-e a mennyiségi átvételt?
Ha az áru minőségi ellenőrzését is el kell végezni, akkor az teljes vagy mintavételes átvételi vizsgálattal történik-e?
Ha mintavételes a vizsgálat, a mintavételezés FAE (általános véletlen kiválasztás), rétegzett (heterogén árucsoport homogén részeiből véletlen kiválasztás), csoportos (homogén áruk csoportjait választjuk ki, pl egységrakományt) vagy szisztematikus (minden x-edik terméket választjuk)? ( Minden esetben követelmény a véletlenség! A mintanagyság 5-20%, tömegtermelés esetében (kb 1000 db-tól) általában 5% körüli, kisebb termékszám esetén a vizsgálati arány növekszik.)
Mely termékek, áruk esetében elegendő a szemrevételezés, illetve mely esetekben milyen vizsgálóeszközöket kell használni?
Mit tartalmaznak a minőségi kritériumok, a termék jellegétől függően, a termék pontos megjelölése, kódja, belső azonosítása, csomagolás jellemzői, minőségi jellemzők elfogadási szintjei (méret, szín, sérültség mértéke, szakadás, törés, keveredés…), a visszautasítás kritériumai (másfelé áru, sérült áru, csomagolás, hiányzó azonosítás,…).?
Ha az átvétel során probléma merül fel, azt hogyan kezelik, létezik-e erre az esetre jegyzőkönyv, ez mit tartalmaz, küldenek-e reklamációt a beszállítónak, visszaküldik-e az árut?
